Sådan oprettes visuelle arbejdsinstruktioner
Anslået læsetid: 29 Minutter
Vidste du, at folk kun husker 10% af det, de læste? Hvis du tilføjer billeder, fordobles det. Video og interaktion gør det endnu bedre. Derfor er videnoverførsel i arbejdssituationer mest effektiv, når den er baseret på billeder og videoer. Denne artikel viser dig, hvordan du nemt laver visuelle arbejdsinstruktioner.
Indholdsfortegnelse
- Dit udgangspunkt: Et dokument
- 1: Adskil proces- og arbejdsinstruktioner
- Trin 2: Overvej, hvilke visuelle elementer der skal bruges
- Trin 3: Formater teksten for at gøre den skimbar
- Trin 4: Indsæt billeder i de visuelle arbejdsinstruktioner
- Trin 5: Indsæt skærmoptagelser i dine visuelle arbejdsinstruktioner
- Sådan tilføjer du videoer til dine arbejdsinstruktioner
- … Og husk at involvere dine kolleger tidligt!
- Hyppigt stillede spørgsmål
Leder du efter noget andet? Se disse relaterede links:
Undersøgelser viser, at læsning af tekstblokke er en af de mindst effektive metoder til overførsel af viden – især når det involverer kolleger med ringe uddannelse. Med dette i tankerne er det ikke ideelt, at de fleste kvalitetssystemer er baseret på skriftlige arbejdsinstruktioner. Måske skyldes det, at de fleste af os finder det lettere at skrive et dokument end at oprette en instruktionsvideo? Som du vil se her, betyder moderne videoværktøjer, at det nu er meget lettere at oprette visuelle arbejdsinstruktioner. Så der er virkelig ingen god grund til ikke at gøre disse arbejdsinstruktioner visuelle. Tænk bare på dette gamle kinesiske ordsprog …
“Fortæl mig det, og jeg vil glemme.
Vis mig det, og jeg vil huske.
Involver mig, og jeg vil forstå.
Træd tilbage, og jeg vil handle.”
… eller de undersøgelser, der viser, hvordan vi som mennesker bedst bevarer viden:
Nedenfor er vores forslag til, hvordan du kan gå i gang med at oprette visuelle arbejdsinstruktioner, der er beskrevet i fem enkle trin:
- Adskil processen fra dens arbejdsinstruktioner
- Overvej hvilke visuelle elementer der skal bruges
- Formatere teksten, så den bliver skimbar
- Klip og indsæt billeder i arbejdsinstruktionerne
- Indsæt skærmoptagelser.
Ny bruger af arbejdsinstruktioner?
Det kan være en god idé at starte med vores guide til, hvordan du skriver arbejdsinstruktioner
Dit udgangspunkt: Et dokument
Lad os tage et kig på en typisk arbejdsinstruktion, procedurebeskrivelse, procesbeskrivelse, eller hvad du nu vil kalde det. Hvordan omdanner man den til en visuel arbejdsinstruktion med et minimum af indsats?
Dit dokument kan se nogenlunde sådan ud:
Lad os nu fortsætte med at ændre det!
1: Adskil proces- og arbejdsinstruktioner
Det første, din læser spørger sig selv om, er , hvad der skal gøres , og hvem der er ansvarlig? Dette er procesniveauet. Bland ikke din proces og din arbejdsinstruktion sammen. Først når det er klart for din læser, at en aktivitet er hans / hendes job, først da er det relevant, hvor relevant for ham eller hende. Det er her, din arbejdsbeskrivelse bliver relevant. Så det vigtigste første skridt er at adskille processen fra dens arbejdsinstruktioner. Den nemmeste måde at gøre dette på er at tegne et svømmebanediagram med “svømmebaner” for at vise de aktiviteter, der skal udføres, og de roller, der er ansvarlige for at udføre dem.
I eksemplet nedenfor viser diagrammet processen, og hver aktivitet (de blå bokse) repræsenterer arbejdsinstruktionens omfang:
Når du har adskilt din proces (“hvad”) fra dens arbejdsinstruktioner (“hvordan”), skal du lave visuelle arbejdsinstruktioner.
Her er det vigtigt at huske, at mens de to skal adskilles, skal det være meget let at gå fra proceskort til arbejdsinstruktion. For eksempel ved at klikke på en aktivitetsboks i diagrammet.
Ny bruger af procestilknytning?
Læs vores guide til enkel proceskortlægning.
Trin 2: Overvej, hvilke visuelle elementer der skal bruges
Der er tre typer visuelle elementer, du skal overveje, når du opretter visuelle arbejdsinstruktioner:
- Tekstformatering
Læseren skal kunne skimme teksten og nemt finde det, han leder efter. Du kan f.eks. formatere risici, så de altid vises i en særlig farve. - Billeder
Brug billeder til at vise mad, maskiner eller andet, hvor du kan lave et billede. Hvis din instruktion handler om et ERP-system, skal du lave et skærmdump (som du vil se nedenfor) - Videoer
Endnu bedre – næste gang du udfører en opgave i et system, så lav en skærmoptagelse og optag din stemme for at fortælle seeren, hvad du gør.
Husk, at mens video kan være meget god, er det også mere tidskrævende end formatering og billeder, så start med formatering, tilføj derefter billeder og tilføj kun video, hvis det virkelig kan gøre teksten overflødig.
Nedenfor dækker vi, hvordan du laver visuelle arbejdsinstruktioner med tekstformatering, billeder og videoer.
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
Trin 3: Formater teksten for at gøre den skimbar
Ensartet tekstformatering er vigtig for læsbarheden. Det kan være en god ide at bruge almindelige formater til:
- Formål – hvorfor aktiviteten er vigtig.
- Resultat – hvad det skal producere.
- Instruktion – hvordan arbejdet skal udføres.
- Tips & tricks – gode råd, der kan spare tid.
- Henvisninger til andre kilder – er links blå eller alle i én boks?
Formatering af tekst er et kapitel i sig selv, men den konsekvente formatering er et vigtigt første skridt:
En god ressource
Chicago Manual of Style (brugt som reference af tekniske forfattere)
Trin 4: Indsæt billeder i de visuelle arbejdsinstruktioner
“Et billede siger mere end tusind ord.”
Et godt sted at starte, når du opretter visuelle arbejdsinstruktioner, er at indsætte billeder i dine eksisterende dokumenter. Find eventuelle instruktioner, der kan illustreres med f.eks. et produktionsbillede, et produktbillede eller et skærmbillede, der viser det system, hvorigennem arbejdet udføres. På denne måde er det let at oprette visuelle arbejdsinstruktioner, da basen allerede findes i form af tekstbaserede dokumenter.
Brug også billeder…
- at vise før og efter stater eller
- at vise rigtige eller forkerte situationer som billeder gør arbejdsbeskrivelser langt klarere og mere konkrete. F.eks. “sådan skal det se ud”.
Saml eksempler ved at tage billeder dagligt, når du bemærker noget brugbart. Virkelige eksempler på korrekte og forkerte måder at arbejde på bringer arbejdsinstruktionerne til live i din læsers øjne.
👉 Recommendation: Incorporating images into your visual work instructions is a crucial step to enhance clarity and understanding. Images can effectively convey information, show before and after states, or illustrate correct and incorrect procedures. To make your visual work instructions more engaging and informative, consider regularly collecting real-life examples through photos to bring your instructions to life and make them more relatable to your audience.
Tip! Brug Windows ‘”Snipping Tool” til skærmbilleder
Det nyttige indbyggede “Snipping Tool”, som Windows tilbyder, kan bruges til at:
- Vælg og klip den del af skærmen, der er nyttig. Seddel! Det er vigtigt at gøre afsnittet så præcist som muligt.
- Indsæt sektionen direkte i dokumentet eller websiden (du behøver muligvis ikke engang at gemme som en fil først).
Det er her, du kan finde det (ellers søg “Snipping tool” i Explorer):
Trin 5: Indsæt skærmoptagelser i dine visuelle arbejdsinstruktioner
Når det kommer til at oprette visuelle arbejdsinstruktioner, er billeder gode, men en video er ofte bedre. F.eks. vises betjening af software eller maskiner bedst med en video.
Eksempler på funktioner til at skabe visuelle arbejdsinstruktioner
Oprette arbejdsinstruktioner og SOP’er
Føj tekst, billeder, video, links og filer til enhver aktivitet i enhver proces. Dette giver dig mulighed for at vise, hvorfor og hvordan arbejdet udføres.
Gør instruktioner til genanvendelige komponenter
Markér en indholdsmarkering for at gøre den til en komponent, der kan genbruges af andre.
Her er fem ideer til at inkorporere video i dine arbejdsinstruktioner:
Idé #1: Optag en erfaren kollegas instruktioner til nye medarbejdere.
Hvorfor ikke være med, når nye medarbejdere introduceres til maskinernes opsætninger? I en sådan situation kan du optage instruktionerne, sende dem som private videoer på YouTube og dele linket i dine arbejdsinstruktioner.
Idé #2: Optag et træningspas.
Registrering af træningssessioner er altid en god idé, da dette gør det muligt for medarbejderne at opdatere deres minder fra tid til anden.
Idé #3: Registrer opsætningen af en aktivitet i dit ERP-system.
Hvorfor ikke optage skærmen, næste gang du opretter en indkøbsordre? Du kan tilføje en voice-over og forklare, hvordan du gør dette korrekt for at spare meget tid og hjælpe med at undgå afvigelser.
Idé #4: Optag, hvordan du skifter mellem systemer.
Det kan være svært at følge en proces, der foregår på tværs af flere systemer. Hvis du optager skærmen, kan du vise, hvordan du flytter mellem dem.
Idé #5: Registrer fejl eller afvigelser.
Når produktionen stopper som følge af en fejl, skal du optage den, forklare den og lede seeren igennem, hvordan man undgår at lave den.
Sådan tilføjer du videoer til dine arbejdsinstruktioner
Der er mange gode løsninger til skærmoptagelse. Du kan læse vores anmeldelse om den bedste skærmoptagelsessoftware for at finde det perfekte match til dig. Videoen nedenfor fører dig gennem trinnene til, hvordan du bruger video i dine arbejdsinstruktioner ved hjælp af Microsoft Stream på under 90 sekunder. (Du kan selvfølgelig bruge en anden skærmoptagelsessoftware):
… Og husk at involvere dine kolleger tidligt!
Vi håber, at denne artikel har givet dig nogle ideer til oprettelse af visuelle arbejdsinstruktioner. Husk, at det vigtigste er at komme i gang og huske på, at perfekt er det godes fjende! Hvis du laver en fejl, skal du invitere dine kolleger til at påpege det for dig, dette vil kun få dem involveret.
Ved at bruge billeder og videoer øger du modtagernes evne til at huske materialet dramatisk. Ikke desto mindre kommer den største effekt fra at involvere dine kolleger i processen med at oprette arbejdsinstruktioner. Først da bliver de til handling – og forbliver opdaterede.
Forresten er det hele meget lettere med det rigtige værktøj. Vi har skabt Gluu-platformen, så du kan gøre alt dette på en integreret måde. Det kan være en god idé at prøve arbejdsbeskrivelsesfunktionen i Gluus Forstå produkt.
Yderligere læsning
Vejledning til lean processtyring
Guide til onboarding af medarbejdere
Start gratis prøve
Tilmeld dig en 30-dages prøveperiode.
Der kræves intet kreditkort.
Hyppigt stillede spørgsmål
Visuelle arbejdsinstruktioner anses for at være mere effektive, fordi de bygger på billeder og videoer, som forbedrer overførslen af viden. Undersøgelser har vist, at folk typisk kun husker omkring 10 % af det, de læser, men denne hukommelsesprocent fordobles, når der tilføjes billeder. Visuelle instruktioner er især gavnlige for medarbejdere med begrænset uddannelse, da de giver en klarere forståelse af opgaverne.
For at omdanne tekstbaserede dokumenter til visuelle arbejdsinstruktioner skal du starte med at adskille processen (“hvad”) fra arbejdsinstruktionerne (“hvordan”). Brug swimlane-diagrammer til at illustrere aktiviteter og roller tydeligt. Dernæst skal du overveje, hvilke visuelle elementer du vil indarbejde, herunder tekstformatering, billeder og videoer. Sørg for konsekvent tekstformatering for læsbarhedens skyld, og brug billeder til at vise forskellige aspekter af arbejdet. Indsæt endelig skærmoptagelser, når det er nødvendigt.
Det er vigtigt at inddrage kolleger tidligt i processen med at skabe arbejdsinstruktioner, fordi det fremmer engagement og handling. Når kolleger bidrager til udviklingen af arbejdsinstruktioner, bliver de mere engagerede i indholdet og er mere tilbøjelige til at bruge instruktionerne effektivt. Derudover kan deres feedback hjælpe med at forbedre kvaliteten og relevansen af instruktionerne og sikre, at de forbliver opdaterede og værdifulde.
Fandt du denne artikel nyttig? Vi ville være glade, hvis du deler det.
